Étapes de l'import EDT

Procédure

Truc & astuce Procédure

  • Cliquez, ci-dessous, sur pour faire défiler les étapes de la procédure une à une.

  1. Les étapes

    Remarque

    • L'intégration des données issues d'EDT se fait en 9 étapes. Le nom de l'étape affichée est souligné.

    • Chaque étape correspond à une page et chaque page peut contenir 1 ou plusieurs fenêtres (onglets)

    • Le nom de chaque étape est suivi de (Nombres de fenêtres validées / Nombre de fenêtres à valider).

  2. Exemples

    ExemplePromotion

    • La page promotion comporte 3 parties : Promotion - Vacances et Jours Fériés - Types de Semaines.

    • Sur cette étape, il est écrit (3/3), ce qui signifie que les 3 parties ont été validées sur 3.

    ExempleÉtablissement

    • La page Établissement comporte 6 parties : Établissement - Civilité(s) - Régime(s) - Provenance(s) - Parenté(s) - Motif(s) de sortie(s).

    • Si à la fin de cette étape, il est écrit (5/6), ce qui signifie que 5 parties ont été validées sur 6.

  3. Légende des Icônes

    Légende des Icônes

  4. Étape Promotion

    • Cette étape permet de récupérer les données suivantes :

    Promotion de l'année scolaire courante

    Vacances et Jours Fériés

    Types de Semaines

    Compléments

    Attention

    • Pour intégrer les données de votre établissement dans Liberscol, vous devez disposer des informations suivantes :

    ConseilDates de votre promotion

    • Dates de début et fin de la promotion (Année scolaire), des trimestres et des semestres :

      • Dates de début et fin du 1er trimestre.

      • Dates de début et fin du 2ème trimestre.

      • Dates de début et fin du 3ème trimestre.

      • Dates de début et fin du 1er semestre.

      • Dates de début et fin du 2ème semestre.

    1. Truc & astuce

      • Cette étape doit obligatoirement être validée lors de la première intégration de l'année scolaire.

      • Il n'est plus utile de la faire lors des intégrations suivantes (sauf si les informations présentes dans cette page viennent à changer pendant l'année).

  5. Promotion

    AttentionATTENTION

    • les dates des trimestres et semestres ne sont pas exportées à partir d'EDT. Elles ne seront donc pas récupérées dans Liberscol.

    Truc & astuce

    • Les dates de début et de fin du trimestre 3 et du semestre 2 sont toutefois renseignées car elles doivent correspondre à la fin de la date de promotion (année scolaire)

    Promotion

    1. Truc & astuce

      • Cette étape doit obligatoirement être validée lors de la première intégration de l'année scolaire.

      • Il n'est plus utile de la faire lors des intégrations suivantes (sauf si les informations présentes dans cette page viennent à changer pendant l'année).

  6. Étape Établissement

    • Cette étape permet de récupérer les données suivantes :

    Données de l'établissement

    Civilité(s)

    Régime(s)

    Provenance(s)

    Parenté(s)

    Motif(s) de sortie(s)

    1. Truc & astuce

      • Cette étape doit obligatoirement être validée lors de la première intégration de l'année scolaire.

      • Il n'est plus utile de la faire lors des intégrations suivantes (sauf si les informations présentes dans cette page viennent à changer pendant l'année).

  7. Établissement

    AttentionATTENTION

    • Le champ Type n'est pas exporté à partir des versions 2011 et 2012 d'EDT.

    • Vous devez l'indiquer selon le type de votre établissement.

    Truc & astuce

    • À partir de la version 2013 d'EDT le champ Type est exporté.

    • Dans la première colonne apparaissent les données récupérées d'EDT, dans la deuxième colonne les données déjà présentes dans Liberscol (données en italique)

    • Pour comprendre, ce qui est affiché, il faut tenir compte des données en italique.

    AttentionATTENTION

    • Le type et le nom indiqués ici seront affichés en page d'accueil et en en-tête de chaque page de Liberscol.

    • Dans cet exemple, le nom affiché sera LYCEE LYCEE JULES-RENARD.

    Conseil

    • Vous pouvez modifier les informations dans le champ Nom

    Exemple

    • Si vous enlevez le mot LYCEE pour ne laisser que Jules-Renard dans le champ Nom et que le mot LYCEE est indiqué dans le champ Type alors le nom affiché serait LYCEE JULES-RENARD.

    Remarque

    • Les données suivantes ne sont en général à valider qu'une seule fois en début d'année.

  8. Civilité(s)

  9. Régime(s)

    Truc & astuce

    • Les régimes affichés dans EDT ont plusieurs provenances, il y a :

      • ceux par défaut d'EDT (les 3 qui n'ont pas de code : interne, externe et DP),

      • ceux qui sont importés de SIECLE (externe libre, DP dans l'établissement, ....).

    • Pour permettre une bonne intégration dans Liberscol, ne conservez que ceux importés de SIECLE et supprimez ceux qui sont par défaut dans EDT.

    Remarque

    • Si les 3 régimes par défaut dans EDT ne sont pas supprimés, cela ne bloquera pas la procédure d'intégration dans Liberscol.

  10. Provenance(s)

    ExempleExemple lors de l'appui sur le crayon :

  11. Parenté(s)

    Parenté(s)

  12. Motif(s) de sortie(s)

  13. Étape Enseignants

    • Cette étape permet de récupérer les données suivantes :

    Enseignants

    Personnels

  14. Étape Enseignants

    • En cliquant sur le crayon , vous pouvez effectuer des rapprochements entre la personne récupérée à partir d'EDT et une personne déjà présente dans Liberscol (matcher ou faire une fusion).

  15. Personnels

    • Vous récupérez dans cette partie le personnel administratif.

    • Vous pouvez choisir le rôle que la personne aura sur l'ENT Liberscol. Ce rôle correspondra à un Profil dans Liberscol.

    AttentionATTENTION

    • Plusieurs comptes peuvent arriver dans Liberscol avec un rôle Admin.

  16. Étape Niveaux scolaires

    Niveaux scolaires

    • Cette étape permet de récupérer les données suivantes :

    Matières

    Salles

    Niveaux scolaires

    Classes

    Groupes

  17. Matières

  18. Salles

  19. Niveaux scolaires

  20. Classes

  21. Groupes

  22. Étape Élèves

    AttentionATTENTION

    • Si vous avez des doublons, cela signifie que les doublons proviennent d'EDT et donc de SIECLE.

    Descriptif

    • Dans la prévisualisation, sont affichées les données présentes dans votre export EDT :

    • Trouvés dans Liberscol

      • Personne présente dans EDT et retrouvé dans Liberscol

    • Non trouvés dans Liberscol

      • Personne présente dans EDT et non trouvé dans Liberscol

    • Verrouillés

      • Personne présente dans EDT et trouvé dans Liberscol avec le même identifiant EDT qu'à l'intégration précédente.

    • Homonymes

      • Personne présente dans EDT avec le même nom, le même prénom mais une adresse ou date de naissance différente. Ils sont décochés par défaut, pensez à les cocher pour les créer en vérifiant que ce ne sont pas des doublons

    • Doublons (ATTENTION cela signifie que 2 fiches ou plus ont été créé pour la même personne)

      • Personne présente dans EDT avec le même nom, le même prénom, même adresse, même date de naissance avec un élément qui change (accent, tiret, adresse)

      • Si vous avez des doublons, cela signifie que les doublons sont présents dans SCONET ou EDT donc pas d'intégration dans Liberscol.

    • Tenir compte des élèves sortis :

      • Lors d'une première intégration (création de Liberscol), si la case n'est pas cochée les élèves qui ont une date de sortie ne seront pas créés dans la base.

      • Lors d'une modification, si la case est cochée il met à jour les élèves qui ont une date de sortie. Ils sont ainsi désactivés de Liberscol.

    • Désactiver les parents des élèves sortis

      • Quand la case est cochée, cela désactive automatiquement les parents des élèves sortis.

    Élèves sortis

    • Pour les élèves non trouvés dans Liberscol, vous pouvez réaliser la fusion manuellement entre Liberscol et EDT. Il faut cliquer sur le crayon en dessous du nom de la personne

    • Vous pouvez vérifier dans la liste que la personne n'est pas présente dans Liberscol.

  23. À ne pas faire dans Liberscol à chaque intégration

    AttentionÀ NE PAS FAIRE

    • Ne validez JAMAIS l'étape Relations avant d'avoir valider l'étape Responsables !

    Truc & astuceOrdre à respecter

    • Validez D'ABORD l'étape Responsables.

    • Validez ENSUITE l'étape Relations.

  24. Étape Responsables

    • Vous pouvez choisir de mettre à jour tout le monde ou quelques personnes choisies dans la première colonne maj (mise à jour)

    • Si des comptes ont été créés deux fois sur EDT, vous obtenez ce message :

    • Corrigez cela dans SIECLE et dans votre logiciel d'emploi du temps puis recommencez un dépôt de fichier.

  25. Étape Responsables

    Descriptif

    • Dans la prévisualisation, sont affichées exactement les données présentes dans votre export EDT. Si vous avez des doublons, cela signifie que les doublons sont présents dans EDT (à corriger dans SIECLE).

      • Trouvés dans Liberscol

        • Personne présente dans EDT et retrouvé dans Liberscol

      • Non trouvés dans Liberscol

        • Personne présente dans EDT et non trouvé dans Liberscol

      • Verrouillés

        • Personne présente dans EDT et trouvé dans Liberscol avec le même identifiant EDT qu'à l'intégration précédente.

      • Homonymes

        • Personne présente dans EDT avec le même nom, le même prénom mais une adresse ou date de naissance différente. Ils sont décochés par défaut, pensez à les cocher pour les créer en vérifiant que ce ne sont pas des doublons

      • Doublons (ATTENTION cela signifie que 2 fiches ou plus ont été créé pour la même personne)

        • Personne présente dans EDT avec le même nom, le même prénom, même adresse, même date de naissance avec un élément qui change (accent, tiret, adresse)

        • Si vous avez des doublons, cela signifie que les doublons sont présents dans SCONET ou EDT donc pas d'intégration dans Liberscol.

  26. À ne pas faire dans Liberscol à chaque intégration

    AttentionÀ NE PAS FAIRE

    • Ne validez JAMAIS l'étape Relations avant d'avoir valider l'étape Responsables !

    Truc & astuceOrdre à respecter

    • Validez D'ABORD l'étape Responsables.

    • Validez ENSUITE l'étape Relations.

  27. Étape Relations

    Truc & astuce

    • Cochez la case Ne prendre en compte que les R1, R2 : ce filtre va permettre de ne créer sur votre base que les responsables 1 et 2.

    • Cochez la case Désactiver les parents d'anciens élèves.

  28. Étape Emplois du temps

    AttentionATTENTION

    • Vous devez choisir la date d'application de vos modifications à côté du nom de l'enseignant.

    • La date affichée par défaut est celle choisie sur EDT au moment de l'export du fichier xml.

    • Vous visualisez l'emploi du temps enseignant par enseignant et semaine par semaine.

    • En survolant, le numéro de la semaine vous aurez les informations sur le nom du 1er jour de la semaine.

    • Les semaines de vacances apparaissent dans une couleur différente (ici semaine 43 et 44 par exemple). La semaine que vous avez sélectionnée apparaîtapparait en rouge.

    • Les couleurs sont les couleurs récupérées à partir d'EDT.

  29. Étape Absences

    Enseignants

    • Les absences Enseignants intégrés dans EDT sont récupérées dans Liberscol.

  30. Vérification : Fichier de log

    • Cliquez sur pour accéder aux fichiers de logs

    Fichiers de log

    • Ce tableau vous permet de savoir : Qui a déposé un fichier - Quand le fichier a été déposé - Les parties qui ont été mises à jour.