Préconisations

Procédure SIECLE Doublons responsables

Truc & astuce Procédure

  • Cliquez, ci-dessous, sur pour faire défiler les étapes de la procédure une à une.

  1. À faire dans SIECLE avant chaque intégration dans Liberscol

    AttentionDoublons responsables dans SIECLE

    • Vous devez faire attention aux doublons des responsables (comptes en double) issus des bases SIECLE[1] et Libellule[2].

    • Les doublons des responsables ne seront ni créés, ni mis à jour dans Liberscol.

    Conseil

    • Pour les créer dans Liberscol, il est OBLIGATOIRE de les modifier dans la base SIECLE[1] ou Libellule[2].

    • Après correction sur SIECLE[1] ou Libellule[2], vous pouvez refaire une nouvelle intégration dans Liberscol et vérifier que tous les responsables ont été créés (c'est-à-dire 0 doublon responsable).

    Truc & astuceCauses des doublons responsables

    • Plusieurs responsables identiques peuvent avoir été saisis malencontreusement à cause des frères et sœurs déjà présents dans la base élèves.

    • L'importation en cours d'année de fiches élèves d'un établissement à un autre, importe le responsable rattaché à cet élève, et crée un doublon si un frère ou une sœur existe déjà dans l'établissement.

    • L'importation des fiches issues de l'affectation en juin crée également des doublons si des frères et sœurs existent déjà dans l'établissement.

  2. Pourquoi les supprimer et quand ?

    • Il est primordial de les supprimer car ils posent des problèmes dans l'ENT (multiplication des comptes responsables)

    • L'idéal est de contrôler régulièrement sa base élève particulièrement :

      • lorsque l'on ajoute un nouvel élève,

      • lorsque l'on importe des fiches issues de l'affectation,

      • avant le basculement de la base Élève par le Rectorat (période de mai) afin d'éviter de reproduire les doublons sur l'année en préparation.

    Truc & astuceSuppression des doublons responsables dans SIECLE

    • La recherche des suspicions de doublons peut se faire :

      • sur les noms/prénoms des personnes

      • sur le RIB associé aux personnes

      • sur l'IBAN associé aux personnes

    • Cette fonctionnalité peut être utilisée de 2 façons différentes :

      • L'utilisateur a déjà identifié des doublons : dans ce cas, il saisit directement les noms/prénoms ou le RIB concerné et clique sur le bouton  Chercher.

      • L'utilisateur souhaite identifier toutes les suspicions de doublons de sa base. Il clique alors sur le bouton Chercher sans rien saisir dans les zones de recherche.

    • Dans les deux cas, le résultat est une liste des suspicions de doublons. Après sélection d'un nom/prénom ou d'un RIB, l'utilisateur doit cliquer sur Détail pour avoir plus de détail.

    • Dans le cas de doublons avérés :

      • Pour le responsable à supprimer, il faut cocher la colonne Responsable à supprimer.

      • Pour le responsable à conserver, il faut cocher la colonne « Remplacer par.

  3. Procédure à suivre dans SIECLE - Étape 1

    1. Dans le menu gauche, cliquez sur Doublons responsables.

    2. Cliquez, ensuite sur Chercher.

  4. Procédure à suivre dans SIECLE - Étape 2

    • Le premier nom de doublon responsable s'affiche dans le menu déroulant, cliquez sur Afficher pour avoir plus de renseignements sur ces fiches.

  5. Procédure à suivre dans SIECLE - Étape 3

    • Cliquez sur les liens Détail pour visualiser les détails des deux responsables.

  6. Procédure à suivre dans SIECLE - Étape 4

    • Les liens Détail permettent de visualiser :

      • le nom de l'élève concerné

      • la nature du rattachement (légal 1, correspondant...)

  7. Procédure à suivre dans SIECLE - Étape 5

    • Une fois que vous avez repéré la fiche responsable en doublon à supprimer, vous pouvez indiquer :

      • la fiche qui doit disparaître avec le bouton radio Responsable à supprimer,

      • le bouton radio Remplacé par indiquera le rattachement de l'élève à l'autre responsable (celui que l'on garde) en gardant la qualité initiale du responsable supprimé (ex : légal 1, correspondant).

    • Avec cette sélection :

      • le deuxième responsable est supprimé

      • l'élève anciennement rattaché à celui-ci prend alors pour responsable le premier avec la même qualité de celui qui vient d'être supprimé

        (si le responsable supprimé était Correspondant, le nouveau responsable rattaché sera Correspondant).

    • Pour valider l'opération cliquer sur Modifier

    Truc & astuceREMARQUE

    • N'hésitez pas à contrôler les fiches des élèves concernés après avoir corrigé les doublons si vous avez un doute.

  8. Suppression des doublons non repérés par ScoNet/SIECLE

    Conseil

    • Lors de l'intégration des données dans Liberscol, les responsables en doublon s'affichent à l'étape Responsables.

    • Récupérez la liste des responsables en doublon (capture d'écran ou sélectionnez le tableau puis copier/coller dans un fichier texte ou tableur).

    • Recherchez les parents de la liste dans SIECLE puis faites la correction.

    Truc & astuce

    • Vous pouvez afficher, à tout moment, les responsables dans Liberscol dans la page : Index-Education > Edt v20xx > Responsables.