SIECLE Doublons responsables
Procédure SIECLE Doublons responsables⚓
Truc & astuce Procédure⚓
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À faire dans SIECLE avant chaque intégration dans Liberscol
AttentionDoublons responsables dans SIECLE⚓
Conseil
Pour les créer dans Liberscol, il est OBLIGATOIRE de les modifier dans la base SIECLE[1] ou Libellule[2].
Après correction sur SIECLE[1] ou Libellule[2], vous pouvez refaire une nouvelle intégration dans Liberscol et vérifier que tous les responsables ont été créés (c'est-à-dire 0 doublon responsable).
Truc & astuceCauses des doublons responsables⚓
Plusieurs responsables identiques peuvent avoir été saisis malencontreusement à cause des frères et sœurs déjà présents dans la base élèves.
L'importation en cours d'année de fiches élèves d'un établissement à un autre, importe le responsable rattaché à cet élève, et crée un doublon si un frère ou une sœur existe déjà dans l'établissement.
L'importation des fiches issues de l'affectation en juin crée également des doublons si des frères et sœurs existent déjà dans l'établissement.
Pourquoi les supprimer et quand ?
Il est primordial de les supprimer car ils posent des problèmes dans l'ENT (multiplication des comptes responsables)
L'idéal est de contrôler régulièrement sa base élève particulièrement :
lorsque l'on ajoute un nouvel élève,
lorsque l'on importe des fiches issues de l'affectation,
avant le basculement de la base Élève par le Rectorat (période de mai) afin d'éviter de reproduire les doublons sur l'année en préparation.
Truc & astuceSuppression des doublons responsables dans SIECLE⚓
La recherche des suspicions de doublons peut se faire :
sur les noms/prénoms des personnes
sur le RIB associé aux personnes
sur l'IBAN associé aux personnes
Cette fonctionnalité peut être utilisée de 2 façons différentes :
L'utilisateur a déjà identifié des doublons : dans ce cas, il saisit directement les noms/prénoms ou le RIB concerné et clique sur le bouton
Chercher
.L'utilisateur souhaite identifier toutes les suspicions de doublons de sa base. Il clique alors sur le bouton
Chercher
sans rien saisir dans les zones de recherche.
Dans les deux cas, le résultat est une liste des suspicions de doublons. Après sélection d'un nom/prénom ou d'un RIB, l'utilisateur doit cliquer sur
Détail
pour avoir plus de détail.
Dans le cas de doublons avérés :
Pour le responsable à supprimer, il faut cocher la colonne Responsable à supprimer.
Pour le responsable à conserver, il faut cocher la colonne « Remplacer par.
Procédure à suivre dans SIECLE - Étape 1
Dans le menu gauche, cliquez sur Doublons responsables.
Cliquez, ensuite sur
Chercher
.
Procédure à suivre dans SIECLE - Étape 2
Le premier nom de doublon responsable s'affiche dans le menu déroulant, cliquez sur
Afficher
pour avoir plus de renseignements sur ces fiches.
Procédure à suivre dans SIECLE - Étape 3
Cliquez sur les liens Détail pour visualiser les détails des deux responsables.
Procédure à suivre dans SIECLE - Étape 4
Les liens Détail permettent de visualiser :
le nom de l'élève concerné
la nature du rattachement (légal 1, correspondant...)
Procédure à suivre dans SIECLE - Étape 5
Une fois que vous avez repéré la fiche responsable en doublon à supprimer, vous pouvez indiquer :
la fiche qui doit disparaître avec le bouton radio Responsable à supprimer,
le bouton radio Remplacé par indiquera le rattachement de l'élève à l'autre responsable (celui que l'on garde) en gardant la qualité initiale du responsable supprimé (ex : légal 1, correspondant).
Avec cette sélection :
le deuxième responsable est supprimé
l'élève anciennement rattaché à celui-ci prend alors pour responsable le premier avec la même qualité de celui qui vient d'être supprimé
(si le responsable supprimé était Correspondant, le nouveau responsable rattaché sera Correspondant).
Pour valider l'opération cliquer sur
Modifier
Truc & astuceREMARQUE⚓
N'hésitez pas à contrôler les fiches des élèves concernés après avoir corrigé les doublons si vous avez un doute.
Suppression des doublons non repérés par ScoNet/SIECLE
Conseil
Lors de l'intégration des données dans Liberscol, les responsables en doublon s'affichent à l'étape Responsables.
Récupérez la liste des responsables en doublon (capture d'écran ou sélectionnez le tableau puis copier/coller dans un fichier texte ou tableur).
Recherchez les parents de la liste dans SIECLE puis faites la correction.
Truc & astuce
Vous pouvez afficher, à tout moment, les responsables dans Liberscol dans la page :
Index-Education
>Edt v20xx
> Responsables.